Вечер пятницы в ресторане. Гость забронировал столик на восемь человек и внёс предоплату. Вечером компания пришла, администратор посадил их за тот же стол, официант открыл заказ. Ужин прошёл отлично, гость оплатил счёт полностью.
Через неделю бухгалтер заметил: предоплата так и висит на брони — деньги взяли, но в счёт не засчитали. Гость, сам того не заметив, заплатил дважды. Хорошо, если он не заметит. А если заметит, будет неловкий звонок и возврат денег.
Почему так выходит
Бронь и заказ — две разные вещи. Пока гостей сажают через бронь, всё связано. Но в суете администратор открывает стол прямо со схемы зала, и заказ уже не знает, что у этого стола была бронь с деньгами.
Как это решается в программе
Программа сама следит за бронями. Если у стола есть бронь на ближайшее время, при открытии стола она спрашивает: «Это эти гости?», и достаточно нажать «Да, гости по брони». Если стол открыли раньше, над заказом появится тот же вопрос с кнопкой «Да, это они — засчитать предоплату».
Пропустить вопрос не получится: счёт с неучтённой предоплатой брони не закроется, пока не ответите. Если пришли другие люди, отметьте «Это другие гости». В оплате предоплата видна отдельной строкой: «Счёт … − предоплата брони …».
Если предоплата всё же зависла, например, с прошлого месяца, на схеме зала появится плашка. У брони есть кнопка «Гости были, счёт закрыт без предоплаты»: деньги можно вернуть гостю или удержать.
Подробнее о залах, бронях и счетах — на странице программы для кафе и ресторана.